Polycom VVX 400 Series - Youtube

Polycom VVX 400 Series - Youtube






PolyCom VVX 400 Series











How To Receive & End Calls










How to Receive and End Calls

When a call comes into your phone you can either press the “Answer” softkey, the headset button, the speakerphone button, or pick up your handset. Pressing the “Answer” soft key or the speakerphone button will put that call on speakerphone. To end that call depending on how you picked it up you can press the headset button, the speakerphone button, the “End Call” soft key, or hang up the handset.




































Initial Options



Voicemail

Accessing your Voicemail box

From your phone dial *318.

From another phone dial 855-893-1127 enter the full ten digit phone number you wish to check the voicemail of.




  1. Please enter your PIN followed by the # key.
  2. To leave a message for this subscriber press the # key.
  3. To log on as another subscriber press the * key

If you enter your PIN then press # – the below options are provided

Welcome to the Messaging Center. Main menu-

  1. To get your messages press 1
  2. To send a message press 2
  3. To work with your greetings press 3.
  4. To change your settings press 4
  5. To get your deleted messages press 6
  6. To leave this mail box and log on as another subscriber press 7
  7. To get more help press 0
  8. To exit voicemail press *


Listen to your Messages- if you select option 1

Once you listen to a message- you are given the below options:

  1. To repeat press 1
  2. Save as new press 2 2
  3. To delete your message press 3
  4. To Reply press 4
  5. To send a Copy press 5
  6. To leave as saved, press #

If you select 4 to Reply your options are as follows:

  1. To place a call directly to this person press 1
  2. To record a reply message press 2
  3. To send a copy of this message press 3
  4. To someone else press 4
  5. To send a new message press 5









Listen to your Messages- if you select option 1 (cont.)

If you select 5 to Copy your options are as follows:

  1. Enter a phone or group list number then press #
  2. To exit press the * key twice now

Enter the number or extension you wish to send the message to. The user’s recorded name will play if they have a recorded name on file. You will be then asked to enter another num- ber if you would like to forward the same message to multiple people. If you do not wish to do this, you are able to proceed with the forward by pressing #.


Record your introduction to the copy you are sending after the beep or to not record an in- troduction press 1 now. When you have finished recording press # to hear delivery options.

If you record the press pound or just press pound your options are below: To hear delivery options press 1 to send your message press #

Delivery options –

  1. To review your message press 1
  2. To mark your message urgent press 2
  3. To mark your message private press 3
  4. To rerecord your message press 4
  5. To request a delivery report press 5
  6. To request a read report press 6
  7. To add or remove recipients press 7
  8. To send your message as is press #
  9. To exit press the * key


Send a message – if you select option 2

  1. Enter a phone or group list number then press #
  2. To exit press the * key twice now

Record your introduction to the copy you are sending after the beep or to not record an introduction press 1 now. When you have finished recording press # to hear delivery options






Send a message – if you select option 2 (cont.)

If you record the press pound or just press pound your options are below:

To hear delivery options press 1 to send your message press # Delivery options –

  1. To review your message press 1
  2. To mark your message urgent press 2
  3. To mark your message private press 3
  4. To rerecord your message press 4
  5. To request a delivery report press 5
  6. To request a read report press 6
  7. To add or remove recipients press 7
  8. To send your message as is press #
  9. To exit press the * key


Work with your greetings- if you select option 3

Greetings menu-

  1. To set up a personal greeting press 1
  2. To work with your Extended absence greeting press 2
  3. To select a system generated greeting or to change the recording of your name press 3
  4. To work with the greeting that callers hear when you phone line is busy press 5
  5. To work with your out of hours greeting press 6
  6. To work with the greeting that callers hear when your phone is set to forward all calls to voicemail press 9
  7. To exit press the * key


Setting- if you select option 4

Mailbox settings-

  1. To work with your group lists press 1
  2. For hands free and timesaver options press 2 [auto play settings, settings for urgent messages and voicemail preferences]
  3. For security options press 3 [change PIN, change fast log in]
  4. For notification options press 5 [Message waiting indicator light, email]
  5. For Additional settings press 6
  6. For advanced call feature settings press 7
  7. To exit press the * key











Blind Transferring Calls



Warm Transferring Calls

A warm transfer involves speaking with the person to whom you are transferring the call.

  1. While on a call, press the   button (or the “Transfer” soft key).
  2. Dial the party to whom you are transferring.
  3. After speaking with the receiving party, press the  button (or the “Transfer” soft key) again to complete the transfer.


A bind transfer involves transferring the call to another number without speaking to the receiving party, regardless of whether or not they answer.

  1. While on a call, press the “Blind” soft key.
  2. Dial the extension or the phone number of the party to whom you are transferring.
  3. Press the “Send” soft key to complete the transfer.







How To Place Calls on Hold








When a call comes into your phone answer that call. If you need to place that call on hold press the “Hold” soft key or the hold button on the phone. Once you place that call on hold the indicator light will blink red. To pick up that call press that indicator light or the “Resume” soft key.




How To Access Your Call Log From Your Phone









Received Calls: Press the Left ← navigation key.

Missed Calls: Press the Down ↓ navigation key. Press the home key twice to remove missed call notifications.

Placed Calls: Press the Right → navigation key.





How to Use DND - Do Not Disturb









DND (Do Not Disturb) feature

You can enable Do Not Disturb on your phone when you do not want to receive calls.

When enabled this will send calls right to voicemail. To enable or disable Do Not Disturb, press the home button and use the navigation keys to go over to “DND” press the middle navigation key to select. Your phone is now in Do Not Disturb mode.

You will see the Do Not Disturb icon in the top right corner (see below). To disable do not disturb press the home button and use the navigation keys to go over to DND use the middle navigation key to select it. Do not disturb is now disabled.











Initializing Voicemail

Press envelope button or dial *318 from your Polycom Phone

This will dial the messaging center.

If you are instructed to enter a PIN enter default, 4726483, otherwise follow prompts and messaging service will instruct you to create a PIN.

"When you hear the language that you wish to use press 1"

Please wait about 20 seconds and press 1 when you hear 'English'

"Welcome to subscriber services. First I would like to walk you through some things that we need to do to set up your account. You will have to create a PIN, record your name, and set up a greeting that will be played to callers. Initialization process takes about 2 minutes to complete.

Please enter a PIN for your account, when you are finished press #"

Enter PIN followed by #

"To confirm please re-enter your new PIN"

Re-enter PIN followed by #

"Your PIN has now been accepted. You must now record your name. After the tone please record your name"

Record your name followed by # "If this name is alright press #" Press #

"Now we must set up your greeting. This is what people will hear when you are not able to answer your phone. To set up a personal greeting press 1"

Press 1

"After the tone please record your greeting. When you are finished please press #"

Record greeting and press #

To change the recording press 1, to save it press #




How to Reboot Your Polycom Phone










Press and hold 1, 0, and 3 at the same time for 3 seconds. Please allow 2-3 minutes for reboot process to complete.






How To Place Calls On Mute






Mute phone while on a call

You are able to mute or unmute your microphone during calls. To mute or unmute your microphone press the mute button, the key will glow red when your microphone is muted. To unmute press that button again.








How To Initiate A Conference Call







While on a call, press the "Conf" soft key Call the party you want to add to the conference

After they answer, press the "Conf" soft key to merge the calls.




    • Related Articles

    • Polycom VVX 400 Series - One Pager

      PolyCom VVX 400, 401, 411 Series

    • PolyCom VVX - Instructions- PDF

      Shoe Show Project Summary PolyCom VVX 300- Instructions Rebooting a Phone To reboot your phone press and hold 1, 0, and 3 same time this will reboot your phone. Please allow a couple minutes for the reboot process to complete Initiating a Conference ...

    • Basic Troubleshooting- HPBX- Polycom VVX Phones

      Basic Troubleshooting- HPBX- Polycom VVX Phones DON’T HAVE DIAL TONE! Is the phone powered on? ...

    • Polycom - Restarting your phone

      There are two scenarios: Your phone uses a small power cable. Only the highlighted cable below will need to be unplugged, count to 5, then plug it back in. Your phone will take 1-2 minutes to completely restart Your phone has no power cable ...

    • PolyComm VVX Quick Reference Guide - PDF

      Shoe Show Project Summary Polycom VVX Quick Reference Guide  Warm Transferring Calls A warm transfer involves speaking with the person to whom you are transferring the call. While on a call, press the button. Dial the party to whom you ...